ببین و ببر ببین و ببر؛ جایی که دانستن، بردن است
دریافت مفاصاحساب بیمه تأمین اجتماعی یکی از مراحل کلیدی در تسویه قراردادهای پیمانکاری است. بسیاری از شرکتها این مرحله را در مدت چند ماه طی میکنند، اما برخی دیگر مانند شرکت ما ممکن است برای دریافت آن با تأخیرهای چندساله مواجه شوند. این تأخیر مستقیم باعث ایجاد مشکل در مناقصات میشود، زیرا کارفرما معمولاً حدود 7٪ از مبلغ قرارداد را تا زمان ارائه مفاصاحساب نگه میدارد. در شرایطی که ارزش ریال روزانه کاهش مییابد، بلوکهماندن این مبلغ ریسک مالی جدی ایجاد میکند و شرکت را مجبور میکند این درصد را در قیمت پیشنهادی لحاظ کند، که در نهایت موجب شکست در مناقصات میشود.
چرا برخی شرکتها مفاصاحساب را سریعتر دریافت میکنند؟
– استفاده از “کد کارگاهی اختصاصی”برای هر پروژه
– داشتن “فرآیندهای اداری استاندارد و منظم”
– عدم وجود اختلافات قبلی با سازمان تأمین اجتماعی
– داشتن “گزارشدهی دقیق و بهموقع لیست بیمه”
– پیگیری مستمر و ارتباط مستقیم با کارشناسان شعبه بیمه
راهکارهای پیشنهادی برای تسریع دریافت مفاصاحساب
- دریافت کد کارگاهی مجزا برای هر قرارداد
این اقدام یکی از مؤثرترین روشهاست و باعث میشود:
– سابقه بیمه پروژه با سوابق سایر پروژهها قاطی نشود
– اختلافات گذشته یا مطالبات قدیمی روی مفاصاحساب جدید تأثیر نگذارد
– کارشناس بیمه فرایند را شفافتر و سریعتر بررسی کند
- منظمسازی لیست بیمه و ارسال بهموقع
ایجاد یک “چکلیست داخلی” شامل:
– ارسال منظم لیست بیمه
– کنترل تطابق تعداد نیروها با قرارداد
– مستندسازی لیست پرداختها
– رفع سریع مغایرتها
میتواند زمان صدور مفاصاحساب را تا چند ماه کاهش دهد.
- ایجاد یک تیم یا مسئول مشخص برای امور بیمه پروژهها
یک مسئول مشخص که:
– پیگیر پروندهها باشد
– در شعبه حضور فیزیکی و مستمر داشته باشد
– روند بررسی را لحظهبهلحظه دنبال کند
نقش زیادی در کاهش تأخیر دارد.
- مستندسازی کامل نیروهای پروژه
وجود موارد زیر ضروری است:
– قراردادهای کاری
– لیست بیمه مطابق با حضور واقعی
– گزارش بازرسیهای بیمه
– صورتجلسههای تحویلکار
نبود هرکدام از این موارد باعث تأخیرهای طولانی میشود.
- ارائه گزارش فعالیت پروژه هنگام تحویل کار
تهیه یک “گزارش جامع پایان پروژه” که شامل تعداد نیرو، ساعت کاری، نوع فعالیتها و جدول بیمه باشد، باعث میشود کارشناس بیمه سریعتر پرونده را بررسی کند.
با توجه به کاهش مستمر ارزش ریال، بلوکهشدن 7٪ مبلغ قرارداد برای چندین ماه یا سال، ریسک مالی بزرگی برای شرکت است. اما با اجرای راهکارهای زیر میتوان این مشکل را تا حد زیادی کاهش داد:
– دریافت کد کارگاهی مجزا برای هر پروژه
– بهینهسازی فرآیند ارسال لیست بیمه
– تعیین مسئول مشخص پیگیری امور بیمه
– مستندسازی دقیق و حرفهای
اجرای این اقدامات میتواند زمان دریافت مفاصاحساب را از چند سال به چند ماه کاهش دهد و شرکت را قادر سازد بدون افزایش غیرمنطقی قیمت، در مناقصات رقابتی حضور پیدا کند.
